Sygnalista

Procedura zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę

Na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024r. ( Dz. U z 2024r. Poz . 928) procedurę ustala się dla podmiotu prawnego:

HAFT PRODUKCJA SP. Z O.O. w Kaliszu, ul. Złota 40

• § 1 Słownik pojęć

  1. Działania następcze – działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.
  2. Informacja zwrotna- informacja przekazywana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
  3. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba , która może doświadczyć działań odwetowych ze względu na pomoc sygnaliście.
  4. Osoba , której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako sprawca naruszenia prawa lub osoba z nią powiązana.
  5. Naruszenie prawa- działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
  6. Sygnalista- osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego na warunkach określonych w procedurze oraz zgłoszenia zewnętrznego na warunkach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
  7. Koordynator – osoba wyznaczona przez pracodawcę na podstawie specjalnego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń.

  § 2 Zakres podmiotowy

  W świetle niniejszej procedury sygnalistami mogą zostać:
  a) pracownik,
  b) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy , w tym także na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  c) osoby , które przestały świadczyć pracę ,
  d) kandydaci do pracy ,
  e) stażysta , praktykant
  f) prokurent
  g) akcjonariusz lub wspólnik
  h) przedsiębiorca – usługodawca i dostawca , z którym pracodawcę łączy umowa

  § 3 Zakres przedmiotowy

  1. Procedurę stosuje się w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa dotyczących:
  a) korupcji ,
  b) zamówień publicznych ,
  c) usług , produktów i rynków finansowych,
  d) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ,
  e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami ,
  f) bezpieczeństwa transportu ,
  g) ochrony środowiska,
  h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego ,
  i) bezpieczeństwa żywności i pasz ,
  j) zdrowia i dobrostanu zwierząt ,
  k) zdrowia publicznego ,
  l) ochrony konsumentów ,
  ł) ochrony prywatności i danych osobowych ,
  m) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
  n) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej , jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
  o) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej , w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych ,
  p) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami powyżej.

  2. Procedurę stosuje się również w przypadku zgłoszeń następujących nieprawidłowości :
  a) naruszenie wewnętrznych , np.:
  – regulamin pracy,
  – procedura bhp;
  b) naruszenie godności człowieka :
  – mobbing ,
  – dyskryminacja ,
  – molestowanie seksualne.
  – inne niewłaściwe zachowanie,
  c) naruszenie powodujące straty pracodawcy :
  – kradzież ,
  – oszustwo ,
  – ujawnienie tajemnic firmy ,
  – niegospodarność ,
  – marnotrawstwo ;

  3. Kategorie nieprawidłowości wymienione w punkcie 2 zostały dobrowolnie dodane przez pracodawcę i będą podlegały wszystkim zasadom i regułom określonym w procedurze. Niemniej jednak , zgodnie z art. 3 ust.2 ustawy o ochronie sygnalistów , sygnaliści zgłaszający te nieprawidłowości nie będą uprawnieni do dokonywania zgłoszenia zewnętrznego ani ujawnienia publicznego .

  § 4 Sposoby dokonywania zgłoszeń

  1. W celu dokonania zgłoszenia należy skorzystać z jednego z wymienionych kanałów zgłoszeniowych
  a) za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@haft.com.pl
  b) poprzez wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszenia naruszenia prawa dostępnego pod adresem: www.haft.com.pl/sygnalista – wzór tego formularza stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury pobierz formularz tutaj
  – tylko podanie w treści wiadomości danych osobowych i preferowanej formy kontaktu pozwoli osobie przyjmującej zgłoszenie na kontakt z sygnalistą.
  c) listownie , wysyłając na adres : HAFT PRODUKCJA SP. Z O.O., ul. Złota 40, 62-800 Kalisz
  na nazwisko Marzena Cozaś , z dopiskiem „Do rąk własnych . Nie otwierać” ,
  – tylko podanie w treści wiadomości danych osobowych i preferowanej formy kontaktu pozwoli osobie przyjmującej zgłoszenie na kontakt z sygnalistą.
  d) spotkanie bezpośrednie
  – sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z koordynatorem w godzinach 8.00-14.00
  – spotkanie z koordynatorem odbywać się będzie w siedzibie firmy HAFT w biurowcu, na salce konferencyjnej.
  – do złożenia wniosku można wybrać jeden z powyższych kanałów zgłoszeniowych,
  – spotkanie zostanie zorganizowane nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku,
  – spotkanie zostanie udokumentowane w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg
  – sygnalista będzie miał prawo sprawdzić , poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.

  § 5 Wymogi dotyczące zgłoszenia

  1. Informacje przekazywane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenia i będą podlegały niniejszej
  procedurze , jeśli zostaną spełnione następujące warunki:
  a) prawdziwość zgłoszenia – sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzenie informacji zawartych w zgłoszeniu , ale musi mieć uzasadnione podstawy by sądzić , że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,
  b) kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą ,
  c) kontekst nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 3 procedury
  2 . Pracodawca nie toleruje fałszywych zgłoszeń – w stosunku do takich osób zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne .

  3. Zgłoszenie powinno zawierać :
  a) dane sygnalisty – imię , nazwisko , stanowisko ,
  b) adres do kontaktu i preferowaną formę kontaktu ,
  c) miejsce wystąpienia naruszenia – dział firmy
  d) datę i czas wystąpienia naruszeń – konkretne daty , chronologia wydarzeń , długość trwania nieprawidłowości
  e) źródło informacji o nieprawidłowościach – czy sygnalista jest bezpośrednim świadkiem , czy tylko słyszał o nich od innych
  f) informację , czy już wcześniej zgłaszano opisywane nieprawidłowości
  g) pytania pomocnicze dotyczące zgłaszanego naruszenia prawa:
  Co się wydarzyło ?
  Jaki był dokładny przebieg zdarzenia?
  Kto jest sprawcą?
  Jakie mogły być motywy sprawcy naruszenia?
  Czy więcej osób brało w tym udział ?
  Kto oprócz sprawcy mógł na tym skorzystać ?
  Kto mógł wiedzieć?
  Czy są jakieś osoby pokrzywdzone?
  Co Twoim zdaniem sprawiło , że w ogóle do takiej sytuacji doszło?

  § 6 Koordynatorzy i poufność

  1. Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów , a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu , pracodawca wyznacza i upoważnia koordynatora.

  2. Informacja na temat upoważnienia koordynatora wraz z jego danymi będzie za każdym razem podawana do wiadomości w formie komunikatu zarządu.

  3. Koordynator gwarantuje , że wszystkie zgłoszenia będą traktowane z należytą starannością , a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu.

  4. Organizacja procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby , która dokonuje zgłoszenia , osoby której dotyczy zgłoszenie , a także wszystkich innych osób , których dane pojawiają się w zgłoszeniu.

  6. Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez koordynatora tylko osobom , które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania , po odebraniu od nich zobowiązania do zachowania tajemnicy.

  7. W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości zgłaszającego może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.

  8. Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy , gdy jest to konieczny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym przez organy publiczne , bądź sądowym prowadzonym przez sądy , w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie , której dotyczy zgłoszenie.

  § 7 Komisja Wyjaśniająca

  1. Do podejmowania działań następczych Prezes Zarządu powołuje Komisję Wyjaśniającą składającą się przynajmniej z 3 osób .

  2 . Członkowie Komisji prowadzą postępowanie na podstawie upoważnień .

  3. Członkiem Komisji nie może być:
  a) zgłaszający – przekazujący informacje , będące przedmiotem wyjaśniania
  b) osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby , której dotyczy zgłoszenie
  c) osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy , których prawidłowość będzie przedmiotem badania
  d) osoba , której udział w postępowaniu wzbudziłby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności

  4. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Komisji mają prawo do :
  a) dostępu do dokumentów i danych jednostki w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy
  b) uzyskania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych
  c) uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki
  d) dostępu do danych ze służbowych komputerów ( z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności , tajemnicy korespondencji i RODO )
  e) dostępu do danych z monitoringu wizyjnego ( z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO)
  f) dostępu do pomieszczeń jednostki w celu przeszukania i zabezpieczenia dowodów

  5. Wszyscy inni uczestnicy postępowania wyjaśniającego , są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia , że wszystkie decyzje i działania następcze będą podejmowane na podstawie faktów i zebranych dowodów , a nie pomówień i bezpodstawnych oskarżeń .

  6. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport końcowy , który zawiera opis ustalonego stanu faktycznego , w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny , zakres i skutki nieprawidłowości oraz osoby za nie odpowiedzialne.

  7. Wraz z raportem końcowym Komisja załącza propozycje dalszych działań, którymi mogą być :
  a) zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań ( w przypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia) ,
  b) przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem ,
  c) upomnienie pracownika , pozbawienie premii itp.
  d) zmiany lub rotacje na stanowiskach ,
  e) wnioski prewencyjne ,
  f) zmiany w wewnętrznych procedurach ,
  g) podjęcie działań cywilnoprawnych , dotyczących np. zawartych umów , naprawienia szkody , wypłacenia odszkodowania ,
  h) złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego ,
  i) złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu przestępstwa ( w przypadku zgromadzenia dowodów)
  j) poinformowanie właściwych służb ( w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów)

  8. Raport końcowy zostaje przekazany koordynatorowi , który zamyka procedurę i przekazuje jej wynik sygnaliście w informacji zwrotnej .

  § 8 Działania następcze

  1. Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:
  a) rejestracja zgłoszenia
  b) weryfikacja zgłoszenia
  c) potwierdzenie dla sygnalisty – w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia fakt przyjęcia zgłoszenia
  d) informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy koordynator przekazuje sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu , bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań
  e) zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń

  § 9 Zgłoszenie zewnętrzne

  1. Sygnaliści mogą dokonać zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej procedurze.

  2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez :
  a) Rzecznika Praw Obywatelskich
  b) inne organy publiczne
  c) instytucje , organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej

  3. Procedura zgłoszeń zewnętrznych obowiązuje od 25 grudnia 2024r.

  § 10 Obowiązywanie procedury

  1. Niniejsza procedura wchodzi w życie z dniem 25.09.2024 na podstawie wydanego Zarządzenia Zarządu Spółki z dnia 24.09.2024 roku.

  2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska i rodzaju umowy tworzącej stosunek pracy.